Privacybeleid

Het KwaliteitsRegister Mondhygiënisten (hierna: KRM) hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In dit privacy beleid willen we u op transparante wijze informeren over hoe binnen het register wordt omgegaan met persoonsgegevens en op welke wijze de bescherming wordt gewaarborgd.

Privacyverklaring KwaliteitsRegister Mondhygiënisten

Versie 2 December 2018

1. Algemene overwegingen

Het KwaliteitsRegister Mondhygiënisten (hierna: KRM) hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In dit privacy beleid willen we u op transparante wijze informeren over hoe binnen het register wordt omgegaan met persoonsgegevens en op welke wijze de bescherming wordt gewaarborgd.

Het KwaliteitsRegister Mondhygiënisten handelt ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens conform de daartoe geldende wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), hetgeen in ieder geval betekent dat wij:

  • persoonsgegevens verwerken conform het doel waarvoor ze zijn verstrekt. Deze doelen en de daarvoor benodigde persoonsgegevens worden in deze privacyverklaring onder punt 2 genoemd.
  • alleen die persoonsgegevens verwerken die noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
  • passende (technische en/of organisatorische) maatregelen hebben genomen om de beveiliging van persoonsgegevens te waarborgen, zie punt 6 van deze privacyverklaring.
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan derde partijen, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze door (aspirant) geregistreerde mondhygiënisten aan de praktijk zijn verstrekt, dan wel voortvloeit uit een wettelijke verplichting.

Het KwaliteitsRegister Mondhygiënisten is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens van de geregistreerde mondhygiënisten. Marian Brunt is belast met het privacy beleid en is voor (aspirant) geregistreerde mondhygiënisten de contactpersoon ingeval van vragen en of verzoeken rondom persoonsgegevens.

Contactpersoon:
Naam contactpersoon: Marian Brunt
Bezoekadres: Groenewoudsedijk 40
Postcode: 3528 BK
Plaats: Utrecht
Emailadres: avg@mondhygienisten.nl
Telefoonnummer: 030-6571013

2 Doeleinden en (bijzondere) persoonsgegevens

Het KwaliteitsRegister Mondhygiënisten verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  • Het inschrijven in het register van (aspirant) KRM geregistreerde mondhygiënisten.
  • Het bijhouden van uw deskundigheidsbevorderende activiteiten.
  • Het versturen van nieuwsbrieven aan (aspirant) geregistreerde mondhygiënisten
  • Publicatie van namen en praktijkgegevens van (aspirant) KRM geregistreerde mondhygienisten op het openbare gedeelte van de website van het KRM

Voor de registratie dient het register over de volgende (bijzondere) persoonsgegevens te beschikken

Persoonsgegevens 

  • NAW gegevens (het register verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens)
  • Praktijkgegevens
  • Telefoonnummer
  • Emailadres
  • Geslacht
  • Geboortedatum
  • Geboorteplaats
  • Geboorteland
  • Studiejaar
  • Laatst genoten opleiding
  • Titel
  • Vermelding diplomaregister
  • Aansluiting bij klachtenregeling
  • IBAN nr (indien afgeven incasso)
  • In bezit van KRM-bord
  • Lidmaatschap NVM-Mondhygiënisten

3 Verstrekking persoonsgegevens aan derde partijen

Alleen indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven genoemde doeleinden, worden gegevens aan derde partijen verstrekt. Het KwaliteitsRegister Mondhygiënisten heeft verwerkersovereenkomsten gesloten met de volgende partijen:

  • STB (software leverancier administratie KRM)
  • PE-online
  • Direct ICT (ICT en website) – Account Software groep (software leverancier boekhoudprogramma)
  • ASU (Accountant)Mail plus (versturen Nieuwsbrieven)

In de verwerkersovereenkomsten zijn afspraken gemaakt om de bescherming van de persoonsgegevens van u als (aspirant) geregistreerde mondhygiënist te waarborgen. Privacyverklaring KwaliteitsRegister Mondhygiënisten. 4

Aanbieders van deskundigheidsbevorderende activiteiten hebben inzage in het register om uw deelname aan een cursus of andere activiteit te kunnen opgeven. De inzage betreft naam en KRM-nummer.

Het KwaliteitsRegister Mondhygiënisten verstrekt geen persoonsgegevens aan anderen partijen, tenzij het register hiertoe wettelijk verplicht is (bv opvragen persoonsgegevens in het kader van een politieonderzoek). Daarnaast worden geen persoonsgegevens aan andere partijen buiten de EU verstrekt.

Buiten de persoonsgegevens die nodig zijn voor de doeleinden zoals hierboven aangegeven en waarvoor derhalve een grondslag aanwezig is, verwerkt het KwaliteitsRegister Mondhygiënisten alleen persoonsgegevens indien hiervoor door de (aspirant) geregistreerde mondhygiënist toestemming is gegeven.

4 Bewaartermijn

Het KwaliteitsRegister Mondhygiënisten bewaart de dossiers van de geregistreerde mondhygiënisten gedurende de tijd dat de registratie van kracht is en vervolgens na het schrappen van de registratie nog gedurende 7 jaar (bewaartermijn belasting).

5 Beveiliging van persoonsgegevens

Het KwaliteitsRegister Mondhygiënisten heeft de volgende passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking of verlies:

  • Het KwaliteitsRegister Mondhygiënisten werkt met een software systeem, geleverd en beheerd door het bedrijf STB. Met STB is een verwerkersovereenkomst gesloten en er zijn afspraken gemaakt over veilig aansluiten of installeren van applicaties/programma’s.
  • Verder werkt het KwaliteitsRegister Mondhygiënisten met het online registratiesysteem PE-online, geleverd en beheerd door het bedrijf Xaurum. Met Xaurium is een verwerkersovereenkomst gesloten.
  • De software is alleen toegankelijk voor daartoe bevoegde en geschoolde medewerkers.
  • De software/systemen zijn beveiligd met inlogcodering en autorisaties. Privacy van persoonsgegevens is gewaarborgd.
  • De systemen waarmee wordt gewerkt, zijn doorlopend beschikbaar en actueel.
  • De dossiers van de geregistreerde mondhygiënisten zijn altijd zo actueel mogelijk.
  • Bij mobiel inloggen, dan wel werken vanuit huis, wordt veilig gewerkt. – Binnen het STB softwaresysteem en het registratiesysteem zijn alle gegevens gekoppeld aan een persoonscode.
  • Er is een goede afweer tegen virussen, spam en andere gevaren van buitenaf.
  • Bij de uitvoering van de werkzaamheden op het bureau van het KwaliteitsRegister Mondhygiënisten worden alle verplichtingen uit de AVG nageleefd.
  • Het KwaliteitsRegister Mondhygiënisten werkt volgens het NVM Protocol meldplicht datalekken.
  • Waarborgen van privacy van de persoonsgegevens binnen het register is een regelmatig terugkerend agendapunt tijdens werkoverleg.

6. Rechten van u als (aspirant) KRM geregistreerde mondhygiënist ten aanzien van verwerkte persoonsgegevens

(Aspirant) geregistreerde mondhygiënisten hebben recht op inzage van hun persoonsgegevens en registratiedossier. Hiervoor vragen wij u wel om uzelf te legitimeren. Daarnaast hebben (aspirant) geregistreerde mondhygiënisten er recht op om te verzoeken om wijziging en vernietiging van de persoonsgegevens, tenzij er een wettelijke reden is om deze gegevens langer te bewaren. Vernietiging van de persoonsgegevens van (aspirant) geregistreerde mondhygiënisten kan echter soms onlosmakelijk leiden tot schrappen uit het KRM register, omdat een registratie niet zonder essentiële persoonsgegevens geldig is.

7. Vragen, opmerkingen of klachten?

Wij doen er alles aan om uw persoonsgegevens goed te beschermen. Mocht u vragen of opmerkingen hebben, of niet tevreden zijn over hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens, dan kunt u contact opnemen met Marian Brunt. Marian Brunt probeert samen met u tot een oplossing te komen. Mocht dit onverhoopt niet lukken, dan kunt u zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthouder op het gebied van bescherming van persoonsgegevens. (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl)